Номенклатура дел в организации


Номенклатура дел в организации

Сроки хранения


Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации.

Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя. Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  1. Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.
  2. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения.

В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК).

Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии. Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов.

Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет.

В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет.

В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы.

В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2020 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

Номенклатура дел организации

оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления.

Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив. После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы.

Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно. На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации. В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации.

При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.).

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации.

Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел. Ответственность за полноту отражения в номенклатуре дел, имеющихся в подразделении, возлагается на руководителя подразделения. В случае реорганизации или ликвидации подразделения, а также в случае увольнения руководитель подразделения обязан передать по акту (описи) числящиеся по номенклатуре дел документы своему правопреемнику или в архив.

Заполненный раздел «Номенклатура дел» используется при автоматизированном создании дел (томов) для списания в них исполненных документов. Номенклатура дел представляет собой таблицу, которая состоит из 5 граф.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами и выглядят следующим образом: 04-02, где 04 – индекс структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Цифровое обозначение структурного подразделения чаще всего берется из штатного расписания. Для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности) следует сохранять одинаковые индексы. Например, «Приказы руководителя по основной деятельности» в каждом структурном подразделении будут в деле под номером 3: 02-03, 03-03, 04-03 и т.

д. В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел.

Правила хранения предъявляют к формулировкам заголовков дел жесткие требования.

Заголовок дела должен четко, кратко и в то же время в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел не должны содержать неконкретных формулировок («входящие документы», «общая переписка» и т.

п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Такие заголовки вызывают трудности в поиске документов, маршрутизации, формировании дел для передачи в архив. Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле.

Если дело содержит документы по одному вопросу, но они не связаны последовательностью делопроизводства, то в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть в деле.

Например,

«Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)»

. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовки дел внутри разделов и подразделов располагаются по степени важности документов, составляющих дела.

Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом перед заголовками дел с приказами руководителя организации располагаются заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих организаций.

После них располагаются заголовки дел, содержащих плановую и отчетную документацию. Правила, которых следует придерживаться:

  1. если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а каждому тому могут быть присвоены свои заголовки, уточняющие содержание дела.
  2. заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом;
  3. заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке;

Для любого структурного подразделения последним заголовком дела является номенклатура дел этого структурного подразделения. Для службы ДОУ – сводная номенклатура дел организации, описи дел постоянного хранения, описи дел временного хранения и акты на уничтожение документов.

Целесообразно оставлять 2–3 номера для резерва, в случае если в течение года образуется новое дело. Так выглядит, например, последовательность расположения дел в разделе «Экспертная комиссия»:

  1. 01-05 Номенклатура дел Экспертной комиссии,
  2. 01-01 Протоколы заседаний Экспертной комиссии,
  3. 01-04 Материалы к заседаниям Экспертной комиссии (повестки дня, информационные письма, доклады, отчеты и др.),
  4. 01-03 Отчеты о выполнении решений Экспертной комиссии,
  5. 01-02 Решения Экспертной комиссии,
  6. 01-06 резервный номер.

Пример заголовков дел, образующихся в деятельности службы ДОУ:

  1. 01-04 Протоколы совещаний у Генерального директора,
  2. 01-14 Резервный номер,
  3. 01-12 Описи дел Компании постоянного срока хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет),
  4. 01-03 Распоряжения по основной деятельности,
  5. 01-10 Реестр учета печатей,
  6. 01-11 Сводная номенклатура дел ООО «ХХХ»,
  7. 01-08 Переписка с подрядчиком в части контроля качества строительства,
  8. 01-05 Переписка с заказчиками о формировании сметной документации,
  9. 01-13 Описи дел Компании временного срока хранения (более 10 лет),
  10. 01-07 Переписка с надзорными органами,
  11. 01-15 Резервный номер.
  12. 01-02 Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности,
  13. 01-09 Доверенности с завершенным сроком действия, выданные сотрудникам для представления интересов Компании,
  14. 01-06 Переписка с заказчиком в части контроля качества строительства,
  15. 01-01 Приказы по основной деятельности,

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел.

Эта графа заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или на основании решения экспертной комиссии. Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Отметка ЭПК проставляется только в номенклатурах дел организаций, которые являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Это означает, что срок хранения таких дел может быть постоянным и должен согласовываться с государственными архивами.

Если организация не является источником комплектования, то вместо отметки ЭПК следует ставить отметку ЭК.

Такая замена будет означать, что экспертизу ценности документов будет проводить экспертная комиссия организации.

Если в номенклатуре дел есть заголовки дел с документами, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива или ЭК организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Также здесь делается отметка о том, что дело ведется в электронном виде. Для каждой графы в «1С:Документобороте» есть поле, в которое заводится указанная информация.

Номенклатура дел формируется автоматически по унифицированной форме. Если в организации применяется практика перевода документов полностью в электронный вид (без предварительного документирования на бумажном носителе), то такие документы и образующиеся дела целесообразно исключить из номенклатуры дел. Такие дела хранятся в системе электронного документооборота, уничтожаются из нее и не хранятся на физических носителях информации.

Однако методические рекомендации предполагают обязательный перенос документов в электронном виде на материальный носитель, для хранения таких документах на полках в архивах.

В связи с этим такой подход целесообразен только для организаций, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Для того чтобы ввести в систему номенклатуру дел, требуется много сил и времени, однако впоследствии эти трудозатраты окупятся и дадут результаты: система будет помогать при проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел длительного хранения и выделении дел к уничтожению.

См. по теме также статьи: и . Темы: , Рубрика: Поделиться с друзьями: Подписаться на комментарии Отправить на почту Печать Ставка НДФЛ для нерезидентов Нужно ли снижать ставку НДФЛ для трудовых доходов нерезидентов? Да, ставка НДФЛ должна быть одинаковой для всех вне зависимости от срока нахождения налогоплательщика в России.

Нет. Я считаю, что к доходам нерезидентов необходимо применять повышенные налоговые ставки.

Я не плачу НДФЛ и пока не задумывался о ставках этого налога.

Новый год – новая номенклатура дел

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Для чего нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов.

Типовые перечни, используемые при составлении номенклатуры дел Основным нормативным актом, регламентирующим состав и сроки хранения отдельных видов документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010)1. Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. В Перечне 2010 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне 2010, обязательны для организаций всех форм собственности независимо от того, передают они свои документы на государственное или муниципальное хранение или нет. Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем 2010, запрещается. Обратите внимание. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (например, электронном) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Особое внимание при определении сроков хранения документов следует обращать на примечания к Перечню 2010, которые не только комментируют, но и уточняют отдельные сроки хранения документов.

Отметка «ЭПК», проставленная в Перечне 2010 к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение.

Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение. Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года). При определении сроков хранения научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной документации следует руководствоваться Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред.

от 28.04.2011). Ведомственные перечни, применяемые при составлении номенклатуры дел В состав ведомственных перечней включены документы, отражающие специфические вопросы деятельности организаций, например, в сфере здравоохранения, образования, статистики, финансов, энергетики и т.д. Многие из этих перечней устарели, так как были созданы еще в советские времена, и, к сожалению, недостаточно полно отражают вопросы современной деятельности организаций. Поэтому, основываясь на действующем законодательстве, федеральные органы исполнительной власти принимают нормативно-правовые акты, которыми регламентируются те или иные сроки хранения отдельных видов документов.

В состав ведомственных перечней помимо специфических документов включены также типовые управленческие документы.

Применяя ведомственные перечни, следует знать, что при определении сроков хранения типовых управленческих документов необходимо руководствоваться Перечнем 2010, а при определении сроков хранения специфической документации – ведомственными перечнями.

При составлении номенклатур дел можно использовать также примерные номенклатуры дел, разработанные архивными службами регионов России. Их можно найти в Интернете или обратиться в Отраслевой центр научно-технической информации Всероссийского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (ОЦНТИ ВНИИДАД).

Кто составляет номенклатуру дел? Номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления организации (например, организационно-правовым отделом, канцелярией, общим отделом и т.п.) на основе номенклатур дел структурных подразделений организации. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой или утвержденным штатным расписанием. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Заполняем графы номенклатуры дел В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Каждый заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок деласостоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

  1. название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протокол, приказ и т.д.);
  1. автор документа (название организации или структурного подразделения);
  1. название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
  1. краткое содержание документов дела;
  1. название местности (территории) с которой связано содержание документов дела;
  1. дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по вопросам основной деятельности». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие:

  1. законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти;
  1. нормативные правовые и распорядительные акты субъекта Российской Федерации;
  1. организационно-распорядительные документы самой организации (приказы, распоряжения, решения, постановления);
  1. справочно-информационные документы (планы, отчеты, доклады, справки, сведения, информации, переписка;
  1. регистрационно-контрольные формы (книги, журналы, карточки).

Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню 2010.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах («Переходящее»). К переходящим делам относятся: положения об организации и ее структурных подразделениях, правоустанавливающие документы о деятельности организации; долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности организации; личные дела сотрудников и другие.

В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения, о заведении или незаведении дела и т.п. В этой же графе можно указывать лиц, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также делать отметки об особенностях заведения дел, о местонахождении подлинников документов (например: «Подлинники в деле 01-03»). По окончании календарного года заполняется таблица, содержащая сведения о категориях и количестве дел (томов, частей), заведенных в организации по срокам хранения: постоянного и временного.

Утвержденная номенклатура организации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки. В соответствии с решением Высшего Арбитражного Суда РФ от 06.09.2011 № 7889/11 данный документ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20.09.2010 № 38 без Перечня, не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу. 117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, 82, e-mail:

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации.

Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату. Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации.

Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация. Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов. Подробнее о штатном расписании читайте в материале .

Заполняем графы

Графа 1 «Индекс дела». Индекс состоит, как правило, из двух частей:

  1. порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
  2. порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей, как в Примере 2: 24-15-06 «Арбитражное производство.

Дело № В36-448093/2014». Графа 2 «Заголовок дела». Заголовок дела – формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела, например: Приказы по основной деятельности, Распоряжения главного инженера, Переписка с ООО «Рассвет-АВТО», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Прочее», «Интересные документы» и т.п. Графа 3 «Количество дел». Графа, которая заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Это, пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая нас о том, сколько лет хранится каждое из дел. Сроки хранения документов установлены в перечнях документов, использовать которые обязана каждая организация независимо от того, государственная она или нет.

К ним относятся:

  1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011)).
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015));

Кроме указанных перечней, сроки хранения документов могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а секретарь занимался сведéнием и проверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Графа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов. Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации.

Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя. Начинается процедура согласования.

Согласование номенклатуры дел с ЭК организации Сводная номенклатура дел должна пройти как минимум процедуру согласования с ЭК организации.

Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии. Если все в порядке и никаких изменений в проект документа вносить не нужно (или после того, как по замечаниям членов ЭК номенклатура была откорректирована), на специальном заседании комиссии номенклатура дел согласовывается.

Решение об этом отражается в протоколе заседания ЭК.

Согласование с ЭПК архивного учреждения Один раз в пять лет организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией государственного архива. На согласование в государственный архив направляется подписанный и согласованный с ЭК организации проект номенклатуры дел.

Важно! Гриф утверждения в проекте остается незаполненным.

Проект номенклатуры дел прикладывается к сопроводительному письму и направляется в архив.

Стандартный срок ответа на письмо – 30 календарных дней. Утверждение номенклатуры дел Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации. Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и выглядит так: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Никольский М.К.

Никольский 28.12.2015 Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения. В приведенном нами примере таковой является 28 декабря. Передача структурным подразделениям выписок из номенклатур дел на следующий год После того как сводную номенклатуру дел утвердит генеральный директор, секретарь должен подготовить и передать в подразделения выписки из нее.

Каждое структурное подразделение еще в уходящем году должно получить собственную номенклатуру дел и приступить к работе в соответствии с ней с первого же дня нового рабочего года. РЕЗЮМЕ

  • Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале и завершить ее следует до конца декабря.
  1. не будут вестись в подразделениях в будущем году.
  2. вновь заведены в уходящем году;
  • На случай, если в течение следующего года в организации будет образовано новое структурное подразделение, в конце номенклатуры дел оставляется лист с чистыми графами таблицы для внесения изменений от руки.
  • Из вновь утвержденной номенклатуры дел секретарь (делопроизводитель) делает выписки и передает их в структурные подразделения до конца декабря.
  • Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не реже чем один раз в пять лет.
  • Если обнаружатся заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дела, то они вносятся в действующую номенклатуру от руки, в специально оставленные для этого строки.

Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт.

2015. № 11. С. 68–74; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I–II // Секретарь-референт.

2015. № 12. С. 76–86. Пункт 3.4.9 Основных правил.

Подробнее о заполнении граф номенклатуры дел см.: Бахарева М.М.

Как исключить ошибки при составлении номенклатуры дел? // Секретарь-референт. 2014. № 10. С. 59–66.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п.

2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. государственные и муниципальные;
  2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  3. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет.

Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п.

1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т.

е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  1. ;
  2. .

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

  1. указ Росархива от 23.12.2009 N76.
  2. утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности. Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела. Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

  1. предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.
  2. формирование дел;
  3. предоставление их сохранности;
  4. предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
  5. экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы. Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.
комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании. к содержанию ↑

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы.

Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года.

Обычно хватает трех-пяти строк.

В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже. Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты.

Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно.

Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения.

К нашему вопросу он не относится.

А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

  1. условиям реализации;
  2. результатам освоения программы.
  3. к структуре образовательной программы;

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование. Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

  1. 03 — результаты освоения образовательных программ.
  2. 02 — ход реализации образовательных программ;
  3. 01 — структуры образовательных программ;

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01.

Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

  1. 01-02;
  2. 01-03.
  3. 01-01;

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

  1. 01-02/.;
  2. 01-03/.
  3. 01-01/. начинаем с единицы и до конца года;

Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел 1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  1. номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  2. наименование организации (в полном виде)
  3. срок хранения документов по номенклатуре
  4. заголовок дела
  5. наименование структурного подразделения (в полном виде)

2. В дело подшиваются:

  1. только оформленные и исполненные документы
  2. один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  3. изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома.

В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно. Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

26 Ноября 2020 в 17:52 Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать.

27 Августа 2020 в 10:10 Отдел кадров, HR-департамент, служба управления персоналом — названия этого структурного подразделения, как и круг обязанностей, варьируются от компании к компании. Неизменным остается одно: в центре внимания — человек как трудовой ресурс. 21 Августа 2020 в 17:25 Врио — это временно исполняющий обязанности.

И. о. — исполняющий обязанности.

В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах. 06 Мая 2020 в 16:46 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2020 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

+ +