Служебная записка исключить командировки по семейным обстоятельствам


Служебная записка исключить командировки по семейным обстоятельствам

Приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения


Как быть, если сотрудник не сможет поехать в служебную поездку? Какие документы нужно оформить сотруднику кадровой службы, если им уже был подписан приказ и он получил удостоверение и аванс на затраты? Для начала создается локальный нормативный акт, в котором описывается порядок мероприятий.

Если в вашей компании подобного документа нет или он существует, однако в нем нет правил, которые имели бы отношения к отмене поездки, тогда следуйте предоставленному ниже порядку:

  1. Создайте дополнительно приказ о том, что вы отменяете служебную поездку и аннулируете командировочное удостоверение. Этот документ может быть составлен в произвольном порядке, но с учетом ряда требований Трудового законодательство. В этом документе следует отразить конкретный период, в течение которого сотрудник должен предоставить в бухгалтерию компании непотраченный аванс на затраты командировки;
  2. Сформируйте служебную записку и предоставьте своему работодателю. Укажите причины, по которым будет происходить отмена поездки;
  3. После проведенных выше действий внесите дополнительные записи в регистрационный журнал сотрудников о том, что командировочное удостоверение было аннулировано.
  4. С этим приказом вы должны ознакомиться, а работодатель должен подписать. Если вы являетесь директором, по закону вы должны самостоятельно его подписать;

Примеры составления приказа об отмене служебной командировки

Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе.

Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Если средства не были получены работником

Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится. В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.

Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.

Выводы

Законодатель предусматривает возможность отмены или переноса служебной поездки. Решение о снятии с повестки командировки принимает руководство на основании служебной записки.Не смотря на исчерпывающий перечень уважительных причин для отмены командировки, окончательное решение принимается по рассуждению работодателя.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно!

Как оформить по семейным обстоятельствам?

Когда у работника есть веские семейные обстоятельства на отказ от командировки, рекомендуется письменно уведомить об этом работодателя.

Специальной формы такого отказа законодательством не предусмотрено. Его разрешено составлять в свободной форме, но с соблюдением основных правил делопроизводства.

Отказ разрешено писать от руки или печатать на компьютере на белом листке формата А-4. Рекомендуемые пункты для включения в документ:

  1. данные о лицо, от кого написан документ;
  2. прописывается прикладываемое документальное основание;
  3. просьба отстранить от командировки с обозначением конкретного периода;
  4. реквизиты лица, на чье имя пишется заявление;
  5. дата составления заявления.
  6. Ф.И.О. и подпись сотрудника;
  7. наименование документа;

Скачать пример заполнения заявления об отказе от поездки – ссылка. На практике, работодатель заведомо знает о наличии работающих льготников и поэтому не направляет их в командировку.

Работодатель не вправе отказать работнице в принятии такого заявления.

Если такое случится, через суд она спокойно докажет незаконность действий. Поэтому в такой форме заявление практически никогда не пишется.

К льготникам относятся матери детей до трех лет, одинокие родители детей до 5 лет, опекуны детей до восемнадцати лет, родители детей-инвалидов и т.

п. Если такой сотрудник сам желает поехать в командировку, он должен обязательно согласиться с данным фактом. Работодателю рекомендуется запросить у работника письменное согласие. Образец оформления заявления с целью переноса даты командировки по семейным обстоятельствам: Не допускаются в подобной документации ошибки и описки.
Образец оформления заявления с целью переноса даты командировки по семейным обстоятельствам: Не допускаются в подобной документации ошибки и описки. Подобные действия сделают документ недействительным.

Если в заявлении обозначены уважительные веские причины, работодатель ставит визу на заявлении и командировка отменяется или переносится.

При уплате командировочных сумм ранее поданного письменного отказа, бухгалтерия делает перерасчет.

Сотрудник должен вернуть выплаченные ему на поездку деньги.

Если командировка неизбежна, работодатель вправе дать распоряжение на отправку в поездку другого сотрудника.

Служебная записка на командировку как основание для издания приказа

В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании.

Правила оформления:

  • Подписываем и отправляемся к руководству на утверждение.
  • В левом верхнем углу указываем наименования подразделений, которые либо примут участие в этой поездке, либо будут ее обеспечивать тем или иным образом.
  • Ниже пишем наименование подразделения, которое выступает инициатором поездки.
  • Указываем текущую дату и присваиваем порядковый номер.
  • В правом верхнем углу указываем должность, фамилию и инициалы руководителя, который будет принимать решение о деловой поездке.
  • Кратко озаглавливаем документ.
  • Далее подробно и обоснованно расписываем причины, послужившие основанием для командирования. Кроме причин, указываем, кто должен ехать, на какой срок, а также какое количество денежных средств необходимо выделить для обеспечения этой поездки.

Возврат билетов

При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:

  1. справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.
  2. документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;

Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  1. удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
  2. цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.

Формат приказа

Приказ об отмене командировки, как любой другой такой документ можно писать в произвольной форме.

Связано это с тем, что на сегодня унифицированного образца для создания приказа нет. Исключение составляют ситуации, когда в организации имеется разработанный и утвержденный руководством шаблон документа – тогда, конечно, распоряжение надо делать по его типу.

Образец служебной записки на командировочные расходы

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов на командировку не предусмотрено, поэтому можно воспользоваться бланком, подготовленным организацией.
Он составляется следующим образом:

  1. в центре пишется наименование документа. Далее следует изложить текст обращения к директору. Нужно указать: дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
  2. в шапке указывается должность нанимателя, его ФИО и название фирмы в дательном падеже. Ниже нужно вписать ФИО и должность командированного сотрудника;
  3. ниже указываются прилагаемые бумаги ( чеки и квитанции об оплате и т.д.);
  4. ставится дата, ФИО и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

  1. составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
  2. приводится информация по командируемому — полное имя и занимаемая должность;
  3. в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.
  4. прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
  5. должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
  6. проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
  7. необходимо указать на основание — служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы — служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Скачать заполненный образец приказа об отмене командировки сотрудника Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (2 Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/primery-sostavleniya-prikaza-ob-otmene-sluzhebnoj-komandirovki.html

Поездка за границу

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо.

В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы. Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.
Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.

Особенности возврата расходов

Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:Авансовый отчет-ao-1

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения.

Ее составляют:

  • Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  1. ;
  2. счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  • Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т.

    п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

  • Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника.
    В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования.

    Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.

  • При направлении в командировку.

    Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных.

+ +