Сроки хранения кадровой документации таблица


Сроки хранения кадровой документации таблица

Кадровые документы


Общие вопросы Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) Организации 75 лет п. 1, п. 2 и п. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) 50 лет Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.) Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): — руководителей организации Организации Постоянно ст. 656 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — работников 75 лет Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Организации 75 лет ст. 657 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел Организации 5 лет ст.

665 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных Организации 75 лет ст. 666 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: — по месту разработки и утверждения Организации Постоянно ст. 655 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — в других организациях 3 года после замены новыми Трудовые книжки Организации До востребования.

Невостребованные — 75 лет ст. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним Организации 3 года ст. 686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы, карточки учета: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений Организации 75 лет ст.
686 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы, карточки учета: — личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений Организации 75 лет ст.

695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним 75 лет — бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 5 лет Штатные расписания организации, изменения к ним: — по месту разработки и/или утверждения Организации Постоянно ст.

71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — в других организациях 3 года Документы по учету рабочего времени (журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.) Табели (графики), журналы учета рабочего времени Организации 5 лет.

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет ст. 586 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Графики предоставления отпусков Организации 1 год ст.

693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников Организации 1 год ст.

784 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников Организации 5 лет . Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет ст. 669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы, карточки учета: — отпусков Организации 3 года ст.
669 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы, карточки учета: — отпусков Организации 3 года ст.

695 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован 5 лет. В зарубежные командировки — 10 лет — выдачи командировочных удостоверений 5 лет Листки нетрудоспособности Организации 5 лет ст. 896 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности Организации 5 лет ст.

897 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Приказы по основной деятельности и кадровые приказы (в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки) Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: — по основной (профильной) деятельности Организации Постоянно . Присланные для сведения — до минования надобности ст.

19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) 75 лет .

19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) 75 лет .

О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 лет — по административно-хозяйственным вопросам 5 лет Должностные инструкции Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): — по месту разработки и/или утверждения Организации Постоянно . Индивидуальные работников — 75 лет ст.

77 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 — в других организациях 3 года после замены новыми ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания В течение 75 лет п. 33 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967 Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве В течение 45 лет ч.

6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай В течение 45 лет Журнал регистрации несчастных случаев на производстве Работодатели В течение 45 лет Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта (при наличии) формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая В течение 45 лет Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования Работодатели В течение 45 лет

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2020 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п.

8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет. Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации — 5 лет.

Кадровая документация: сколько и как хранить

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

  1. Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.
  2. Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).

05 Авг 2020 toplawyer 62 Источник: http://lawyertop.ru/kompensatsii/tablitsa-sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov

Ответственность за нарушения хранения документации

Согласно ФЗ под номером 125 все лица, допустившие нарушения в хранении документации несут ответственность.В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  1. для остальных работников — до 300 рублей.
  2. для лиц, занимающих руководящие должности — до 500 рублей;

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  1. лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  2. юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  1. Москва: +7 (499) 110-86-72.
  2. Регионы: 8 (800) 600-36-07.
  3. Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.

Или задайте вопрос юристу на сайте.

Это быстро и бесплатно! Автор статьиЮрист.

Практика в сфере недвижимости, тудового права, семейного права, защите прав потребителей.Задать вопрос (Пока оценок нет) Загрузка.
ПОДЕЛИТЬСЯ Facebook Twitter

  1. tweet

Сроки хранения документов в организации

Кадровая служба помимо создания необходимых документов и непосредственно кадровой работы должна обеспечить хранение кадровой документации.

Для этого сначала разберемся в том, что является обязательным для хранения.
Порядок и сроки хранения документов устанавливают:

  1. Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558;
  2. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526;
  3. Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  4. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. № 1182;
  5. Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
  6. Распоряжением Правительства РФ от 21.03.1994 г. № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу»;
  7. Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.1988;

Кадровая служба должна обеспечить сроки хранения документов в организации по личному составу.

Они должны храниться в организации по правилам, о которым мы расскажем чуть ниже.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц.

Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.

И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков. Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании).

К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником. На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале .

Долговременные документы

Теперь настало время рассмотреть каждый тип ранее перечисленных документов.

Уже было сказано, что это поможет в полной мере разобраться в том, сколько именно хранить документацию.

А вот учет у всех типов бумаг одинаковый. Поэтому вопрос обычно не вызывает затруднений. Сроки хранения кадровых документов напрямую зависят от типа бумаг.

Первый – это приказы долговременного хранения.

Не трудно догадаться, что они будут учитываться работодателем и сохраняться долгое время. Сколько именно? Об этом немного позже. Что можно отнести к данной документации?

Это документы, которые описывают трудовые отношения между работодателем и подчиненными, а также указывают на существенные рабочие факторы. Что к ним можно отнести? Это:

  • Трудовой договор с приказом о приеме на работу.
  • Анкеты, заполняемые при трудоустройстве.
  • Личные дела кадров.
  • Бумаги о командировках (длительных, зарубежных).
  • Документы о переводе.
  • Справки, подтверждающие награждение или премирование сотрудников.
  • Приказы об увольнении.
  • Приказы об установлении определенной зарплаты на той или иной должности.

Сроки хранения кадровых документов в организации

С 13 марта 2016 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.

Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 ). Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы: Группа 1.

Документы, связанные с комплектованием штата организации. Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.; Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности. Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.; Группа 3.Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.

В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.; Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений. Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.

Еще одно принципиальное нововведение: исчисление нового срока хранения начинается со дня создания документов, а не с даты увольнения работника, как было раньше. Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г.

Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп.

1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ). документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др.

+ +