Виды докладных записок и порядок


Виды докладных записок и порядок

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная


На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления.

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу. В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе?

На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.

Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок По содержанию докладные записки подразделяются:

  1. на инициативные;
  2. отчетные.
  3. информационные;

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы. Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

  1. внутренние.
  2. на внешние;

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  1. текст;
  2. заголовок к тексту;
  3. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  4. адресата;
  5. место составления;
  6. наименование организации;
  7. фамилию исполнителя, номер его телефона.
  8. индекс;
  9. подпись руководителя;
  10. дату;

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1 Внешняя докладная записка Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич!

Гришину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.02.2014 № 12/05-14 О привлечении дополнительных трудовых ресурсов Уважаемый Андрей Васильевич! В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014.

Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014. Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п.

4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014. Начальник отдела кадров Семенов В.О.

Семенов В дело № 03-13 Одинцова 10.02.2014 Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  1. подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
  2. заголовок к тексту;
  3. адресат;
  4. наименование структурного подразделения;
  5. текст;
  6. дата;
  7. наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  8. отметка о наличии приложения (если есть);
  9. регистрационный (исходящий номер);

Пример 2 Внутренняя докладная записка Отдел продаж Директору ООО «Ромашка» И.И.

Сидорову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 07.04.2014 № 6 О прогуле, совершенном менеджером отдела продаж Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было. В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И.

за прогул. Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев В дело № 02-10 Сидорова 07.04.2014 Наш совет Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.

Оформление реквизитов докладной записки При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4). Пример 3 Угловое расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения Адресат ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______________ № ________ Заголовок Пример 4 Продольное расположение реквизитов в докладной записке Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № _________ Адресат Заголовок Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке.

Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Обратите внимание Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

  1. во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
  2. в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
  3. в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя. Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз. Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм.

Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне. Кстати Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен. Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях.
Стандартные цели этого документа включают:

  1. выдачу инструкций;
  2. объявления (извещения).
  3. запрос информации;
  4. сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки.

Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п.

Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания. Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации. Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5 Служебная записка Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации. Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»: 1.

Симакину И.П. 2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов В дело № 02-14 Ильина 16.04.2014 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.

Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000

«Документация по оформлению дисциплинарных взысканий»

. Виды объяснительных записок и их особенности По содержанию объяснительные записки подразделяются:

  1. на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
  2. составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации.

Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом. Записка как доказательство Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись. Оформление отдельных реквизитов докладной записки В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать: • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; • аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства. По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6 Объяснительная записка Считать причины неуважительными. Применить дисциплинарное взыскание в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ. Смолкин 17.04.2014 Директору ООО «СВ» А.В.

Смолкину ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 14.04.2014 № 14 Об отсутствии на рабочем месте Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Рекомендуем прочесть:  Как выгодно уволить сотрудника

Оправдательных документов не имею. Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать. Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации. ▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к.

регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено.

Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7 Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок Дата документа Регистрационный номер Вид документа, краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Куда передан Расписка в получении (подпись, дата) Отметка о направлении документа в дело 1 2 3 4 5 6 7 8 07.04.2014 03-10/14 Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. Начальник отдела кадров Инспектор отдела кадров Отдел кадров Смирнова В.А.

07.04.2014 В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 ▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения.

Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки. Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.

В инструкции следует зафиксировать: 1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается: • место регистрации; • время и порядок регистрации; • правило образования регистрационного номера; • форма, в которой производится регистрация; • перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения; • правила учета движения документов после регистрации; • принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение); 3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов). Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно.

Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Наш совет При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).

Реквизиты, обязательные для всех видов служебных записок

В число обязательных для заполнения реквизитов служебной записки входят:

  1. дата составления;
  2. отметка о наличии приложений и их перечень;
  3. текстовая часть;
  4. должность, фамилия и инициалы автора;
  5. должность, фамилия и инициалы адресата;
  6. наименование документа;
  7. наименование структурного подразделения, в котором числится автор записки;
  8. виза.
  9. подпись автора с расшифровкой;
  10. внутренний регистрационный номер записки;
  11. тема документа – заголовок к тексту;

Ни согласовывать, ни утверждать этот тип документов не нужно. Но автор должен понимать, что форму служебной записки используют только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц.

Когда адресат — вышестоящее должностное лицо, то документ называется докладной запиской. Памятка. Расположение реквизитов на служебной записке

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Чем отличается служебная записка от докладной

Если организация – это большой организм, тогда докладные и служебные записки – это его кровь и плоть, основа документооборота, но преследуют они разные цели.Докладная поддерживает связь в организации по вертикали, в то время как служебная – по горизонтали, и является строго внутренней перепиской, не предназначенной для внешних адресатов.

Составление и оформление докладных и служебных записок

Вы здесь Опубликовано 2010-02-04 07:04 пользователем HRTrud «Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 6 Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.

Правовое регулирование оформления служебных И докладных записок Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов: — докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; — служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее — ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины.

Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим.

Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы. Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями).

Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида.

Согласно п. п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.

Оформление докладных и служебных записок Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к составлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003).

Первое, на что следует обратить внимание, — документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм — правое и не менее 20 мм — левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются: — наименование структурного подразделения; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер; — заголовок к тексту; — текст; — адресат; — подпись составителя (с указанием должности); — визы согласования документа; — резолюция.

Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения — автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа — угловой или продольный) через два межстрочных интервала.

Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например: 2 февраля 2006 г.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения. Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, «приказываю»).

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части.

В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения.

Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.

д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации.

При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации.

Наименование организации-автора размещается ниже. После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Рекомендуем прочесть:  Подьемные фельдшеру на фапе

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу. После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем примеры докладной и служебной записок. Отдел бухгалтерии Главному врачу Докладная записка МЛПУ N 18 От 03.06.2010 N 8 Е.

О. Симонову О выделении средств Для участия в семинаре 23.06.2010 учебным центром «Профразвитие» будет проводиться семинар на Тему «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении», раскрывающий Последние изменения в законодательстве, необходимые для грамотного Осуществления работы сотрудниками бухгалтерии. Прошу Вас выделить денежные средства в размере 5680 руб. для посещения Данного семинара.

Приложение: 1. Программа семинара «Новое в бухгалтерском учете и налогообложении» 23.06.2010. 2. Платежное поручение от 02.06.2010 N 56. Главный бухгалтер Крошенина /А.

В. Крошенина/ Административно-хозяйственный отдел Руководителю службы Служебная записка информационного обеспечения От 27.05.2010 N 24 Об отключении электроэнергии В пятницу 28.05.2010 с 11.00 до 13.00 в здании предприятия будут Проводиться электромонтажные работы, в связи с этим будет произведено Отключение электроэнергии.

Прошу Вас принять меры, необходимые для предотвращения утери информации На электронных носителях. Начальник АХО Ветров /П. А. Ветров/ Особенности оформления докладных и служебных записок В учреждениях государственной службы В целом делопроизводство и оформление докладных и служебных записок в учреждениях государственной службы соответствуют правилам, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем отдельными ведомственными правовыми актами могут устанавливаться случаи их составления и особенности оформления.

В частности, Приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. В разд. 3.8 указаны три вида записок — докладные, служебные, объяснительные. Под докладной запиской понимается документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Порядок расположения реквизитов докладной записки указан в Приложении 8 к Типовой инструкции. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.).

Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. В некоторых правовых актах есть лишь упоминание о таком виде документа, как служебная или должностная записка, например в Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанциях), утвержденной Приказом ВАС РФ от 25.03.2004 N 27.

В этих случаях, если отсутствуют внутриведомственные инструкции по данному вопросу, необходимо руководствоваться общеобязательными нормами, в том числе ГОСТ Р 6.30-2003. К. В.Шестакова Эксперт журнала «Отдел кадров Бюджетного учреждения» Подписано в печать 07.06.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Особенности понятия

Докладная записка составляется для того, чтобы донести до руководителя фирмы определенные сведения или попросить его о чем-либо.

Докладная записка позволяет обеспечить связь между объектами управления. Оформление бумаги может помочь в решении следующих вопросов:

  1. документ позволяет запросить дополнительные сведения по актуальным вопросам;
  2. с помощью записки работник может сообщить, что не согласен с действиями руководства;
  3. в бумаге можно изложить свою позицию и донести ее до руководства;
  4. записку разрешается использовать для предложений по улучшению деятельности фирмы.

Документ направляется от нижестоящего работника к вышестоящему должностному лицу.

Как самостоятельное понятие, определение » докладная записка» в законе не вынесено.

Инициатором оформления документа может стать сам работник или вышестоящий руководитель.

С помощью документа человек имеет право выразить свою позицию в случае возникновения конфликтов с коллегами. По этой причине, перед подготовкой бумаги, эксперты советуют четко сформулировать свою позицию, а затем представить доводы, подтверждающие правоту.

Документ оформляется в письменной форме.

О нарушении трудовой дисциплины

Такой документ является очень серьезным, ведь на его основании может быть:

  1. открыто судебное разбирательство.
  2. понижение сотрудника в должности;
  3. запущена процедура увольнения сотрудника по соответствующей статье Трудового Кодекса РФ;
  4. вынесено дисциплинарное взыскание (выговор);

Само собой, такая информация является внутренней, так что нежелательно ее проникновение за пределы учреждения. В основном тексте должно быть совершенно четко и конкретно указано, в чем провинился работник.

Еще лучше, если прямо приводятся статьи Трудового Кодекса РФ и правила внутреннего распорядка, нарушенные сотрудником.

В тексте обычно присутствует упоминание о том, что сотрудник дал объяснения своему поведению в объяснительной записке, с указанием номера, даты и других идентификаторов этого документа. Если же такой объяснительной нет, это тоже указывается. Образец внутренней докладной записки о том, что работник нарушил трудовую дисциплину, поскольку не был на рабочем месте, можно скачать тут.

Виды служебных записок

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам. Классификация возможна по нескольким признакам:

  1. отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  2. в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.
  3. в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
  4. в зависимости от содержания:
    • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
    • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
    • инициативными — с предложениями работника;
  5. информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  6. инициативными — с предложениями работника;

5 требований к форме докладной

Докладная записка не имеет строго обязательной формы, однако она является канцелярским сообщением, поэтому пишется в негласном формате, который имеет следующие обязательные элементы:

  • Грубые ошибки и пропуск важных данных недопустимы, иначе в дальнейшем докладная может быть признана недействительной.
  • В конце документа обязательно прописывается должность составителя и его ФИО.
  • При описании обстоятельств необходимо указывать все существенные детали ситуации.

    Несущественные мелочи можно не упоминать.

  • Эмоциональные оценки и личное отношение к описываемой ситуации обычно не приветствуется, так как не способствует принятию административного решения.
  • Необходимая информация должна быть обязательно четко прописана.

Выше вы ознакомились с различными видами докладных, так что теперь намного лучше понимаете, как их составлять и что в них должно быть написано. Особенно это полезно знать служащим государственных учреждений, начальники которых обязываются писать докладные записки. Читайте также:

Примеры «Докладные записки на сотрудников»

Если вы не знаете, как написать докладную записку на сотрудника, то образец представлен ниже:

  • Пишем именование документа: «Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины».
  • Теперь излагается суть проблемы: «Довожу до вашего сведения, что старший специалист Матросов Иван Иванович 03.07.2016 явился на работу с опозданием на 3 часа. Объяснительную нарушитель не предоставил, а на просьбу ее составить ответил оскорблением. Так как подобные нарушения происходят часто, предлагаю принять соответствующие меры с вынесением выговора».
  • После идет шапка документа: «Руководителю аналитического отдела Якову О.В. от старшего специалиста Матросова И.И.».
  • Сначала пишем описание подразделения: «Аналитический отдел Института аграрных исследований».
  • Ставится дата и подпись с расшифровкой.

Пример докладной записки по факту нарушения финансово-хозяйственной деятельностиГенеральному директору ООО «ВЕРШИНА» Петрову Леониду Яковлевичу Главного бухгалтера организации Нестеренко Нины ДмитриевныДОКЛАДНАЯВ ходе проверки финансово-хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 67548,37 рублей (шестьдесят семь тысяч пятьсот сорок восемь рублей тридцать семь копеек).Прошу потребовать с руководителя отдела продаж, Семенова Александра Дмитриевича, предоставление в бухгалтерский отдел документальной отчетности о финансовой деятельности отдела продаж.

Дата 08.11.2016 Подпись расшифровка.

Шаблон для написания докладной запискиКроме того, докладные записки могут составляться на учеников, как мера воздействия, в воспитательных целях. Здесь документ составляет педагог директору или заучу учебного учреждения.Например: О прошении перевода учащегосяДовожу до вашего сведения, что, несмотря на проведенные воспитательные беседы и общение с родителями, ученик 8а класса Сидоров И.И. продолжает нарушать дисциплину.

6 октября им было разбито окно в классе математики, а 7 октября был сорван урок химии.В итоге остальные ученики, вместе с Сидоровым И.И. не могли получить знания. По этому поводу предлагаю рассмотреть решение педагогического совета о переводе Сидорова И.И. в другую школу.Образец для составления докладной записки о хамском поведении сотрудника и оскорблении:Отдел бухгалтерского учета Начальнику ООО «ГРАЧ» Ю.

И. Иванову Докладная записка 04.05.2016 №11 Об оскорблении на рабочем месте Обращаю ваше внимание на то, что 03.05.2016 бухгалтер, Николенко Олег Павлович, использовал нецензурные слова, носящие оскорбительный характер, указывал на социальный статус и публично угрожал.Прошу рассмотреть возможность привлечения Николенко О. П. к административной ответственности. Ревизор отдела бухгалтерского учета (подпись) Ефремов Г.

А.FacebookTwitterВконтактеОдноклассникиGoogle+Рекомендуем статьи по теме

Отличие от объяснительной записки

также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника.

То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Правила составления, подачи и архивации докладных записок

Содержание и оформление записки прямо зависят от конкретных обстоятельств, послуживших поводом для её составления.В деловой жизни наиболее часто встречаются следующие основания:

  • Премирование или отказ от выдачи премии.
  • Хищение и нанесение вреда имуществу.
  • Нарушение трудовой дисциплины.
  • Антисоциальное поведение работника.
  • Невыполнение или ненадлежащее выполнение сотрудником своих служебных обязанностей.

Для каждого из этих типичных случаев существует свой распространённый на практике шаблон, облегчающий составление документа.

Форма

Если взглянуть на суть СЗ, то окажется, что она в некотором роде является аналогом сообщения речевого. Но изюминка в том, что СЗ обладает неоспоримыми преимуществами. А потому ее популярность очень высока, особенно, если говорить о функции координации, которая помогает взаимодействовать разным подразделениям конкретного учреждения.

Отметим эти преимущества:

  • пользоваться СЗ может и получатель, и автор;
  • СЗ можно передавать одновременно нескольким адресатам.
  • СЗ имеет ссылку на номер предыдущей записки, что удобно и для автора, и для получателя, поскольку позволяет напомнить дату, указать на персональную ответственность, сроки выполнения заданий;
  • СЗ составляют в письменном виде;

Написание СЗ предусматривает соблюдение конкретной иерархии, которая присуща каждой организации. Рассмотрим пример: сотрудник отдела кадров нуждается в информации юрисконсульта.

В данном случае в переписку, осуществляемую путем СЗ, будут вовлечены начальники отдела кадров и юридического отдела. Составлением и отслеживанием СЗ будет заниматься тот, кому необходима конкретная информация, но подпись на них будет принадлежать руководителю. В случае с написанием СЗ генеральному директору, подпись будет принадлежать начальнику того подразделения, в котором работает инициатор переписки.

Существует понятие связи между сотрудниками учреждения на т.н. горизонтальном уровне. То есть, автором текста является, к примеру, руководитель одного подразделения, а адресатом – руководитель второго.

Такую связь будет обеспечивать СЗ.

Но есть еще и понятие докладной записки, которая относится к виду СЗ.

Данный документ адресуется руководству, которое стоит выше автора текста докладной СЗ. Такими лицами могут быть руководители или директор. Докладная записка, как правило, содержит изложение конкретного вопроса, выводы по нем и предложения по решению задачи.

+ +